Digitalizzare un'impresa non significa necessariamente sostituire tutti i programmi, cambiare le procedure o affrontare investimenti importanti.
In molte piccole e medie imprese esistono già strumenti e competenze che possono essere valorizzati attraverso interventi mirati.
Il punto di partenza non dovrebbe essere la scelta di una nuova tecnologia, ma l'individuazione di un'esigenza concreta.
Un processo documentale poco organizzato, informazioni inserite più volte, comunicazioni disperse o sistemi che non dialogano tra loro possono rappresentare i primi ambiti sui quali intervenire.
Vediamo sei passaggi per avviare un percorso di digitalizzazione graduale.
Partire da come lavora oggi l'impresa
Prima di introdurre nuove tecnologie è necessario comprendere come si svolgono oggi le principali attività aziendali.
Documenti, comunicazioni, registrazioni amministrative e flussi operativi spesso coinvolgono persone e strumenti differenti.
Individuare i passaggi ripetitivi, le informazioni duplicate e le attività che richiedono interventi manuali permette di stabilire dove la digitalizzazione può produrre benefici concreti.
UN ESEMPIO CONCRETO
Un'impresa che registra gli ordini in un programma e successivamente reinserisce gli stessi dati in un foglio di calcolo potrebbe valutare un'integrazione tra gli strumenti esistenti, prima di sostituirli completamente.
Prima di scegliere un nuovo software, individua il processo che vuoi migliorare.
Digitalizzare documenti e flussi amministrativi
La gestione dei documenti è spesso uno dei primi ambiti nei quali una PMI può migliorare la propria organizzazione.
Contratti, ordini, fatture, autorizzazioni e comunicazioni possono essere gestiti attraverso sistemi digitali strutturati, riducendo la dispersione delle informazioni.
Workflow approvativi, firme elettroniche, accessi controllati e sistemi documentali possono rendere più semplice ricercare, condividere e gestire le informazioni.
Dove previsto dalla normativa, è inoltre necessario distinguere la normale archiviazione dalla conservazione digitale a norma.
UN ESEMPIO CONCRETO
Un documento che oggi viene inviato via email, stampato, firmato e successivamente archiviato potrebbe essere gestito attraverso un flusso digitale con approvazione e firma elettronica.
Collegare i programmi e le informazioni già presenti
Molte imprese utilizzano software differenti per amministrazione, ordini, magazzino, produzione e gestione commerciale.
Questa situazione non è necessariamente un problema, purché le informazioni possano essere condivise correttamente.
Quando gli strumenti non comunicano, possono aumentare le doppie registrazioni e il rischio di incoerenze.
L'integrazione dei sistemi esistenti, oppure l'introduzione graduale di un software gestionale ERP, può contribuire a migliorare la visibilità dei processi.
UN ESEMPIO CONCRETO
Un'azienda può collegare la gestione degli ordini a quella del magazzino, riducendo l'inserimento manuale delle stesse informazioni.
eB Cloud è disponibile in modalità SaaS, On-Premise/Cloud privato e in versione 90% sorgente, per adattarsi alle differenti esigenze dell'impresa.
eB Cloud — Software gestionali ERP e personalizzazioni (si apre in una nuova finestra)Coinvolgere il personale con strumenti semplici
La digitalizzazione funziona quando gli strumenti introdotti semplificano realmente il lavoro delle persone.
Portali aziendali, applicazioni per i dipendenti e sistemi per lo scambio dei documenti possono rendere più agevole la gestione quotidiana delle informazioni.
Le soluzioni devono essere adeguate alle caratteristiche dell'organizzazione e alle competenze degli utilizzatori.
UN ESEMPIO CONCRETO
Un portale per la gestione delle presenze, abbinato all'App Dipendenti, permette di raccogliere le timbrature geolocalizzate e rilevare automaticamente le presenze, semplificando la preparazione dei dati necessari all'elaborazione delle buste paga.
Digitalizzare le relazioni con clienti e fornitori
La digitalizzazione non riguarda soltanto le attività interne.
Anche lo scambio di informazioni con clienti, fornitori e collaboratori può essere organizzato attraverso strumenti dedicati.
Un portale aziendale può consentire, secondo le funzionalità progettate, di raccogliere richieste, condividere documenti, gestire comunicazioni e monitorare l'avanzamento delle attività.
Un CRM può aiutare a mantenere organizzate le informazioni commerciali e le opportunità.
UN ESEMPIO CONCRETO
Un'impresa che riceve continuamente richieste di documenti e aggiornamenti via email potrebbe introdurre un'area riservata nella quale i clienti possano consultare autonomamente le informazioni rese disponibili.
Introdurre automazioni e intelligenza artificiale gradualmente
L'intelligenza artificiale e le automazioni possono rappresentare un'ulteriore evoluzione del percorso di digitalizzazione.
È però importante partire da attività ben definite, verificando quali informazioni sono disponibili e quali risultati ci si attende.
Classificazione documentale, raccolta delle informazioni, organizzazione delle richieste e supporto alle attività operative sono esempi di ambiti nei quali valutare possibili automazioni.
Le persone mantengono il controllo delle decisioni e delle attività che richiedono verifica, competenza e responsabilità.
UN ESEMPIO CONCRETO
Un sistema può analizzare le richieste ricevute, classificarle e indirizzarle verso le persone o gli uffici competenti, lasciando al personale la gestione delle attività successive.
Checklist — Da quale processo dovrebbe iniziare la tua impresa?
- Sai quali attività richiedono più tempo al personale?
- I documenti aziendali sono facilmente reperibili?
- I programmi utilizzati condividono le informazioni necessarie?
- I dipendenti dispongono di strumenti semplici per le attività quotidiane?
- Le richieste dei clienti vengono raccolte e gestite in modo strutturato?
- Esistono attività ripetitive che potrebbero essere automatizzate?
- Hai individuato un primo intervento concreto e verificabile?
Non è necessario digitalizzare tutto contemporaneamente. È più utile identificare una priorità, intervenire e valutarne i risultati prima di procedere con le fasi successive.
La digitalizzazione parte dalle esigenze della tua impresa.
Ogni azienda possiede strumenti, processi e competenze differenti.
Attraverso l'Ecosistema SkySolutions possiamo affiancare le imprese nell'individuazione delle aree sulle quali intervenire, coinvolgendo le competenze specialistiche necessarie.
Software gestionali, digitalizzazione documentale, portali aziendali, gestione del personale, servizi professionali e intelligenza artificiale possono essere adottati singolarmente o integrati nel tempo.
L'obiettivo è costruire un percorso adeguato alla realtà aziendale, senza introdurre complessità non necessarie.