Ogni impresa riceve quotidianamente richieste di informazioni, telefonate, email, domande di preventivo e comunicazioni da clienti acquisiti o potenziali.
Quando queste informazioni vengono gestite attraverso strumenti separati e senza procedure definite, può diventare difficile ricordare ogni richiesta, rispettare le scadenze e seguire correttamente le trattative commerciali.
Un contatto non ricontattato, un preventivo senza seguito o una telefonata senza risposta possono trasformarsi in opportunità perdute.
Migliorare la gestione dei clienti non significa necessariamente introdurre nuovi strumenti complessi, ma organizzare le informazioni e definire processi che permettano alle persone di lavorare in modo più efficace.
Vediamo sei aree sulle quali una PMI può intervenire per migliorare l'organizzazione commerciale e il rapporto con i clienti.
Organizzare contatti e informazioni sui clienti
La gestione dei clienti inizia dalla disponibilità di informazioni corrette, aggiornate e facilmente consultabili.
Quando i dati sono distribuiti tra rubriche personali, email, fogli Excel e documenti, ricostruire lo storico di un rapporto commerciale può richiedere tempo e generare errori.
Un sistema CRM permette di organizzare anagrafiche, referenti, comunicazioni, attività e opportunità commerciali, rendendo le informazioni disponibili alle persone autorizzate.
UN ESEMPIO CONCRETO
CRM aziendale
Un'impresa con più commerciali può utilizzare un CRM per registrare i nuovi contatti, assegnare un responsabile e mantenere uno storico delle attività svolte.
In questo modo diventa più semplice individuare chi segue un cliente, quali richieste sono ancora aperte e quali attività devono essere completate.
Attraverso SkyWebAgency è possibile valutare la realizzazione di CRM e applicazioni aziendali personalizzati in base ai processi e alle esigenze dell'impresa.
Gestire le richieste senza perdere opportunità
Un sito web aziendale non dovrebbe limitarsi a presentare prodotti e servizi.
Può diventare uno strumento per raccogliere richieste, qualificare i contatti e indirizzare le informazioni alle persone competenti.
Form di contatto, richieste di preventivo, moduli dedicati e portali possono contribuire a rendere più organizzato il primo rapporto con un potenziale cliente.
L'aspetto fondamentale non è soltanto ricevere una richiesta, ma fare in modo che venga registrata, assegnata e seguita.
UN ESEMPIO CONCRETO
SkyWebAgency
Un'azienda che riceve richieste di preventivo dal sito, telefonicamente e tramite email può valutare un sistema centralizzato per raccogliere e organizzare i contatti.
Le richieste possono essere classificate per tipologia, assegnate ai responsabili e gestite attraverso un flusso commerciale definito.
Quando previsto dal progetto, notifiche e promemoria possono aiutare il personale a rispettare i tempi di risposta.
Ogni richiesta dovrebbe avere un responsabile, uno stato e un'attività successiva chiaramente definiti.
Seguire preventivi, trattative e ricontatti
Una richiesta commerciale non si conclude necessariamente con l'invio di un preventivo.
Spesso sono necessari chiarimenti, appuntamenti, aggiornamenti e successive comunicazioni.
Quando queste attività non vengono organizzate, può diventare difficile distinguere le trattative ancora aperte da quelle concluse o abbandonate.
Una pipeline commerciale permette di rappresentare le diverse fasi del rapporto con il potenziale cliente, dalla prima richiesta fino alla conclusione.
UN ESEMPIO CONCRETO
Gestione delle opportunità
Un'impresa può organizzare le opportunità commerciali attraverso fasi come:
- Nuovo contatto
- Analisi delle esigenze
- Preparazione del preventivo
- Preventivo inviato
- Trattativa in corso
- Chiusura
A ogni opportunità possono essere associate attività, responsabilità e promemoria.
In questo modo il responsabile commerciale può avere una visione più chiara delle trattative e individuare quelle che richiedono attenzione.
Da tenere presente. Le fasi riportate sono un esempio organizzativo: devono poter essere adattate al processo della singola impresa.
Non perdere le telefonate dei potenziali clienti
Le telefonate rappresentano ancora un canale importante di contatto per molte attività.
Quando il personale è impegnato, l'ufficio è chiuso o arrivano più chiamate contemporaneamente, non sempre è possibile rispondere tempestivamente.
Ogni chiamata senza risposta può rappresentare un'occasione mancata per fornire informazioni, fissare un appuntamento o raccogliere una richiesta.
UN ESEMPIO CONCRETO
AISky — Assistente Telefonico AI multilingue
Un Assistente Telefonico AI può rispondere alle telefonate, presentare l'azienda e i suoi servizi, dialogare in diverse lingue, raccogliere richieste e gestire appuntamenti da sottoporre a verifica e conferma.
Può essere disponibile anche fuori dagli orari di apertura, compresi sabato, domenica e giorni festivi.
L'assistente può essere configurato per conoscere e presentare le informazioni dell'azienda e seguire istruzioni definite per la gestione delle conversazioni.
Il suo utilizzo consente al personale di concentrarsi sulle attività principali, senza lasciare necessariamente senza risposta i nuovi contatti.
Da tenere presente. Eventuali collegamenti con portali, CRM e altri sistemi devono essere valutati e realizzati secondo le esigenze del progetto.
Non guardare una demo. Parla con il nostro assistente reale.
Puoi chiamare direttamente l'Assistente Telefonico AI di AISky e verificarne il funzionamento.
Collegare attività commerciale e gestione aziendale
La gestione dei clienti non riguarda soltanto il primo contatto.
Quando una trattativa commerciale porta a una vendita, le informazioni devono spesso essere trasferite ad altri processi aziendali: ordini, magazzino, consegne, fatturazione e amministrazione.
Gestire queste fasi con strumenti non collegati può comportare duplicazioni di dati e verifiche manuali.
Un software gestionale ERP può contribuire a coordinare le informazioni commerciali e amministrative.
UN ESEMPIO CONCRETO
eB Cloud
eB Cloud permette di gestire anagrafiche clienti, listini, preventivi, ordini, documenti di vendita e fatturazione.
Un'impresa può quindi organizzare il passaggio dal preventivo alla conferma d'ordine e ai successivi documenti commerciali nell'ambito dei processi supportati dal gestionale.
Quando sono necessarie funzionalità aggiuntive, è possibile valutare integrazioni o personalizzazioni specifiche. eB Cloud è disponibile in modalità SaaS, On-Premise/Cloud privato e con la versione 90% sorgente.
Da tenere presente. Il CRM personalizzato e il gestionale ERP hanno ruoli differenti e possono dialogare quando viene realizzata un'integrazione adeguata, da valutare e progettare: non è inclusa automaticamente nel servizio standard.
Migliorare il servizio ai clienti con portali e automazioni
La relazione con il cliente prosegue anche dopo la vendita.
Richieste di documenti, aggiornamenti sullo stato delle attività, comunicazioni amministrative e richieste di assistenza possono richiedere numerosi scambi tra azienda e cliente.
Un portale clienti può rendere disponibili informazioni e documenti in un ambiente organizzato, con accessi e autorizzazioni adeguati.
Le automazioni possono inoltre contribuire alla raccolta e allo smistamento delle richieste, riducendo alcune attività manuali.
UN ESEMPIO CONCRETO
SkyWebAgency, AISky ed eB Cloud
Un'impresa che riceve frequentemente richieste di documenti o aggiornamenti può valutare la realizzazione di un'area clienti riservata.
Attraverso il portale, i clienti potrebbero consultare documenti, inoltrare richieste e verificarne lo stato, secondo le funzionalità sviluppate.
Quando necessario e tecnicamente possibile, il portale può essere collegato al sistema gestionale per condividere alcune informazioni.
Soluzioni di automazione e intelligenza artificiale possono essere valutate per supportare lo smistamento delle richieste, mantenendo appropriate verifiche e controlli.
La soluzione migliore non è necessariamente quella con più funzionalità, ma quella che risponde ai processi reali dell'impresa e semplifica il rapporto con i clienti.
Checklist — La tua impresa gestisce correttamente i contatti commerciali?
- Tutti i nuovi contatti vengono registrati in un sistema condiviso?
- Ogni richiesta commerciale ha un responsabile assegnato?
- Le richieste provenienti dal sito vengono gestite tempestivamente?
- Sai quali preventivi sono ancora in attesa di risposta?
- Le trattative commerciali vengono seguite attraverso fasi definite?
- Sono previsti promemoria per ricontattare clienti e potenziali clienti?
- Le telefonate ricevono una risposta anche quando il personale non è disponibile?
- Le informazioni commerciali vengono trasferite correttamente ai processi amministrativi?
- I clienti possono ottenere facilmente informazioni e documenti?
- Hai individuato attività ripetitive che potrebbero essere automatizzate?
- Sono previste misure adeguate per la protezione dei dati e la gestione delle autorizzazioni?
Non perdere opportunità commerciali significa prima di tutto organizzare informazioni, responsabilità e comunicazioni. La tecnologia deve supportare questo processo, non renderlo più complesso.
Ogni cliente è una relazione da valorizzare.
Ogni impresa ha modalità differenti di acquisire clienti, gestire richieste, seguire trattative e organizzare le attività successive alla vendita.
Attraverso le competenze dell'Ecosistema SkySolutions possiamo affiancare le aziende nell'analisi e nel miglioramento di questi processi.
SkyWebAgency può contribuire alla realizzazione di siti web, CRM e portali personalizzati.
AISky mette a disposizione soluzioni di intelligenza artificiale e assistenti telefonici per migliorare la gestione delle richieste.
eB Cloud consente di coordinare i principali processi commerciali, gestionali e amministrativi dell'impresa.
Competenze complementari che possono essere utilizzate singolarmente o, quando opportuno e tecnicamente possibile, nell'ambito di progetti integrati.