Gestire il personale di una piccola o media impresa significa occuparsi ogni giorno di attività differenti: organizzare le presenze, amministrare ferie e permessi, rispettare gli adempimenti, pianificare le attività e mantenere un rapporto efficace con i dipendenti.
Quando queste attività vengono gestite attraverso comunicazioni separate, documenti cartacei e strumenti non collegati tra loro, il lavoro amministrativo e organizzativo può diventare più complesso del necessario.
Una buona organizzazione del personale non dipende soltanto dal numero di dipendenti, ma dalla chiarezza dei processi, dalla qualità delle informazioni e dagli strumenti utilizzati.
Vediamo sei aree sulle quali una PMI può intervenire per migliorare la gestione delle proprie risorse umane.
Organizzare ruoli, responsabilità e informazioni
La gestione del personale coinvolge attività che devono essere coordinate tra loro.
Assunzioni, contratti, presenze, comunicazioni, documenti, scadenze e adempimenti richiedono informazioni aggiornate e responsabilità chiaramente definite.
Nelle piccole imprese molte di queste attività vengono spesso concentrate su poche persone, che devono occuparsi contemporaneamente dell'amministrazione, dell'organizzazione e dei rapporti con i consulenti esterni.
Stabilire procedure chiare e individuare gli strumenti utilizzati per ciascuna attività contribuisce a ridurre dimenticanze, richieste ripetute e passaggi manuali.
UN ESEMPIO CONCRETO
Informazioni, dotazioni e scadenze sempre organizzate
In un'azienda, conoscere le competenze, le abilitazioni e gli adempimenti relativi a ciascun dipendente è importante tanto quanto gestire correttamente le presenze.
Il modulo opzionale Risorse Umane SkyWork permette di organizzare informazioni relative ai dipendenti e alle mansioni svolte, tenendo sotto controllo:
- Formazione prevista
- Visite mediche
- Massa vestiario
- Abilitazioni
- Disponibilità
- Dotazioni di sicurezza
Il sistema supporta inoltre il monitoraggio delle scadenze attraverso notifiche e promemoria, contribuendo a ridurre il rischio di dimenticanze e a migliorare l'organizzazione amministrativa.
Un'impresa con dipendenti che svolgono mansioni differenti può centralizzare le informazioni relative alla formazione, alle visite mediche, alle abilitazioni e alle dotazioni assegnate.
In questo modo può ridurre il ricorso a fogli di calcolo, documenti separati e promemoria manuali.
Da tenere presente. Risorse Umane è un modulo opzionale: non è automaticamente incluso nel servizio base SkyWork.
Semplificare presenze, ferie, permessi e organizzazione del lavoro
La gestione quotidiana del personale comprende esigenze differenti a seconda del settore e dell'organizzazione aziendale.
In alcune imprese la priorità è rilevare correttamente le presenze, gestire ferie e permessi e predisporre i dati necessari all'elaborazione delle buste paga.
In altre, soprattutto quando il personale opera presso clienti o sedi differenti, diventa importante pianificare gli interventi, assegnare le attività e verificare il lavoro svolto.
Strumenti digitali progettati per queste esigenze possono contribuire a semplificare i flussi operativi e migliorare il coordinamento tra ufficio e dipendenti.
UN ESEMPIO CONCRETO
Dalle timbrature alle presenze con l'App Dipendenti
Un'impresa che raccoglie mensilmente le presenze dei dipendenti tramite messaggi, fogli di calcolo e comunicazioni separate può semplificare la gestione adottando un portale strutturato.
Il portale presenze SkyWork, abbinato all'App Dipendenti, permette di gestire le timbrature geolocalizzate e la rilevazione automatica delle presenze.
Le funzionalità dedicate a ferie, permessi, comunicazioni e consultazione dei documenti consentono inoltre di organizzare le informazioni necessarie alla gestione del rapporto di lavoro.
L'utilizzo di strumenti integrati può contribuire a ridurre le attività manuali, limitare gli errori e velocizzare la raccolta dei dati necessari all'elaborazione delle buste paga.
UN ESEMPIO CONCRETO
Trasferte e note spese: dalla richiesta al cedolino paga
Quando i dipendenti lavorano fuori sede, la gestione di trasferte, rimborsi e note spese può richiedere numerosi passaggi amministrativi.
Il modulo opzionale Trasferte SkyWork, utilizzabile anche attraverso l'App Dipendenti, consente di gestire il processo dalla richiesta iniziale all'organizzazione della trasferta, fino alla rendicontazione delle attività svolte e delle spese sostenute.
Le informazioni raccolte possono essere utilizzate per la generazione delle relative voci retributive sul cedolino paga.
È inoltre possibile gestire rimborsi e note spese anche indipendentemente da una trasferta.
Un'impresa con tecnici e commerciali che si spostano frequentemente può utilizzare questi strumenti per semplificare la raccolta delle informazioni relative alle trasferte e alle spese sostenute.
In questo modo può ridurre lo scambio di documenti e comunicazioni separate tra personale e amministrazione.
Da tenere presente. Trasferte è un modulo opzionale: non è automaticamente incluso nel servizio base SkyWork.
UN ESEMPIO CONCRETO
CleanWork: organizzare il personale e gli interventi nelle imprese di pulizie
Nelle imprese di pulizie la gestione del personale presenta esigenze particolari.
Dipendenti e collaboratori operano presso immobili e cantieri differenti, spesso con interventi distribuiti durante la giornata e variazioni da comunicare tempestivamente.
CleanWork, la soluzione sviluppata da EB Produzioni Software, permette di collegare l'organizzazione dell'ufficio con le attività del personale operativo.
Attraverso il portale è possibile organizzare clienti, immobili e cantieri, programmare e assegnare gli interventi e controllare lo stato delle attività.
Gli operatori possono consultare gli interventi assegnati tramite App/PWA e registrare inizio e fine attività con data, ora e geolocalizzazione.
Possono inoltre inserire note, fotografie e video collegati agli interventi.
Un'impresa di pulizie che gestisce interventi presso numerosi condomini, uffici e strutture commerciali può programmare le attività attraverso un calendario centralizzato.
Gli operatori visualizzano gli interventi assegnati direttamente sul proprio smartphone, mentre l'ufficio può verificare l'avanzamento dei lavori e individuare eventuali interventi non completati.
Da tenere presente. La geolocalizzazione riguarda l'avvio e la conclusione dell'intervento, non un monitoraggio continuo dei dipendenti. CleanWork è dedicato all'organizzazione operativa: l'integrazione con presenze e paghe SkyWork è uno sviluppo previsto, non attualmente disponibile. Le registrazioni degli interventi non sono timbrature finalizzate direttamente all'elaborazione delle buste paga.
Gestire buste paga, adempimenti e consulenza del lavoro
La gestione amministrativa del personale non si esaurisce con l'elaborazione mensile delle buste paga.
Assunzioni, variazioni contrattuali, cessazioni, comunicazioni obbligatorie, versamenti contributivi e adempimenti periodici richiedono competenze specifiche e aggiornamento professionale.
Per una PMI può essere utile affidare queste attività a specialisti, mantenendo una gestione interna ordinata delle informazioni.
Un modello nel quale l'impresa raccoglie i dati attraverso strumenti digitali e il Consulente del Lavoro segue gli adempimenti di competenza consente di definire un flusso operativo più chiaro.
UN ESEMPIO CONCRETO
Un flusso ordinato tra impresa e Consulente del Lavoro
Un'impresa può utilizzare il portale SkyWork per la gestione e la trasmissione delle presenze, affidando l'elaborazione delle buste paga e i relativi adempimenti ai professionisti dedicati.
Il servizio comprende l'indispensabile assistenza di un Consulente del Lavoro a Voi dedicato, che rappresenta un riferimento specialistico per gli aspetti di sua competenza.
Conoscere e controllare il costo del personale
Il costo del personale rappresenta una componente importante nella gestione economica di molte imprese.
Per valutarlo correttamente non è sufficiente considerare il netto percepito dal dipendente o la retribuzione lorda mensile.
Occorre tenere conto delle componenti retributive, degli oneri contributivi e assicurativi, del TFR, delle mensilità aggiuntive e degli altri elementi applicabili al rapporto di lavoro.
Disporre di dati organizzati permette all'imprenditore di pianificare con maggiore consapevolezza nuove assunzioni e decisioni aziendali.
UN ESEMPIO CONCRETO
Valutare una nuova assunzione con SkyWork e FiscalSky
Un'impresa che sta valutando una nuova assunzione può richiedere una simulazione del costo aziendale predisposta con il supporto del Consulente del Lavoro.
Le informazioni possono successivamente essere utilizzate per la pianificazione economica e il coordinamento contabile e fiscale con il professionista di riferimento.
SkyWork interviene nell'ambito della consulenza del lavoro e delle elaborazioni retributive.
FiscalSky può contribuire, nell'ambito dei propri servizi professionali, alla lettura dei dati economici e alla pianificazione contabile e fiscale.
Valorizzare le persone attraverso il welfare aziendale
Una gestione efficace del personale non riguarda soltanto gli adempimenti amministrativi.
Anche l'attenzione al benessere dei dipendenti, alle loro esigenze e all'organizzazione del lavoro può contribuire a migliorare il rapporto tra impresa e persone.
Il welfare aziendale comprende iniziative e strumenti che possono supportare i dipendenti attraverso beni, servizi e altre forme di benefit, nel rispetto delle condizioni applicabili.
Le soluzioni devono essere valutate sulla base delle caratteristiche dell'azienda, delle esigenze dei lavoratori e della normativa vigente.
UN ESEMPIO CONCRETO
Un piano costruito sulle esigenze dei dipendenti
Una PMI che desidera migliorare i servizi offerti ai dipendenti può valutare un piano di welfare aziendale costruito sulle esigenze della propria organizzazione.
Attraverso competenze specialistiche e strumenti digitali è possibile individuare soluzioni, organizzare l'accesso ai benefit e favorire la conoscenza delle opportunità messe a disposizione.
L'efficacia del piano dipende anche dalla comunicazione e dalla semplicità di utilizzo da parte dei dipendenti.
Automatizzare le attività ripetitive con l'intelligenza artificiale
La gestione del personale comprende numerose attività di raccolta, verifica e organizzazione delle informazioni.
Alcune operazioni ripetitive possono essere semplificate attraverso sistemi digitali e strumenti di automazione.
L'intelligenza artificiale può essere valutata per supportare attività quali la classificazione di documenti, lo smistamento di richieste e l'organizzazione delle informazioni.
L'obiettivo non è sostituire i responsabili aziendali o i consulenti professionali, ma ridurre le attività manuali e migliorare l'accessibilità delle informazioni.
UN ESEMPIO CONCRETO
Valutare lo smistamento delle richieste con AISky
Un'azienda che riceve numerose richieste amministrative può valutare un sistema di automazione capace di classificarle e indirizzarle verso l'ufficio o il referente competente.
Prima dell'adozione occorre definire le informazioni trattate, i controlli necessari, le autorizzazioni e il rispetto della riservatezza dei dati personali.
Le decisioni relative ai lavoratori devono rimanere soggette a un'adeguata supervisione umana.
Da tenere presente. Si tratta di una possibile applicazione delle tecnologie AISky, da verificare e progettare sulle esigenze dell'impresa, non di una funzionalità HR già disponibile.
Checklist — La gestione del personale della tua impresa è organizzata?
- Ruoli e responsabilità nella gestione del personale sono chiaramente definiti?
- Tieni sotto controllo formazione, visite mediche, abilitazioni e dotazioni dei dipendenti?
- Presenze, ferie e permessi vengono gestiti con strumenti strutturati?
- I dipendenti possono accedere facilmente ai propri documenti e alle comunicazioni?
- Le trasferte e le note spese vengono gestite attraverso un processo organizzato?
- Le attività del personale operativo presso sedi e cantieri differenti vengono pianificate adeguatamente?
- Il flusso verso il Consulente del Lavoro è organizzato e regolare?
- Disponi di informazioni aggiornate sul costo del personale?
- Hai valutato quali iniziative di welfare possono essere utili ai dipendenti?
- Esistono attività amministrative ripetitive che potrebbero essere automatizzate?
- La gestione dei dati dei dipendenti prevede adeguate misure di riservatezza e sicurezza?
Migliorare la gestione del personale non significa introdurre necessariamente più procedure, ma organizzare meglio quelle realmente necessarie.
Le persone al centro dell'organizzazione aziendale.
Ogni impresa ha esigenze differenti, legate al numero dei dipendenti, all'organizzazione interna, alle attività svolte e ai propri obiettivi di crescita.
Attraverso l'Ecosistema SkySolutions possiamo affiancare le imprese con competenze professionali e soluzioni digitali dedicate alla gestione del personale.
Dalla consulenza del lavoro e dall'elaborazione delle buste paga con SkyWork alla gestione contabile e fiscale con FiscalSky, dalle iniziative di welfare aziendale di Welfare Partners alle opportunità di automazione offerte da AISky.
Per le imprese che necessitano di organizzare attività operative distribuite sul territorio, soluzioni specialistiche come CleanWork consentono inoltre di gestire la pianificazione degli interventi e il coordinamento del personale.
Competenze differenti che possono essere utilizzate singolarmente o integrate, quando tecnicamente possibile, in funzione delle esigenze dell'impresa.